En polsk virksomheds navn, hjemmeside og faktura er ikke nok til at vurdere, om den er en sikker kunde, leverandør eller distributionspartner. En praktisk kontrol skal bekræfte identitet, juridisk status, tegningsret, ejerskab, økonomiske advarselssignaler, skatteoplysninger og om kontrakten og betalingen er struktureret forsvarligt.
Kontoret ligger i Poznań og bistår klienter i hele Polen. Mange sager kan forberedes og håndteres på afstand.
Kontrol af en forretningspartner eller fuld due diligence?
En kontrol af en forretningspartner er en hurtig, målrettet undersøgelse før en almindelig kontrakt, kredit, forudbetaling eller første levering. Den skal normalt kunne afsluttes på basis af offentlige registre og de dokumenter, som modparten udleverer. Due diligence er bredere og bruges ved virksomhedskøb, større investeringer eller joint ventures. Valget afhænger af transaktionens størrelse og formål: en almindelig handel kræver typisk en praktisk risikokontrol, mens et køb eller en investering kræver en bredere juridisk, finansiel og selskabsretlig gennemgang.
1. Bekræft den juridiske identitet
Selskaber og andre registrerede enheder kontrolleres i det polske Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), mens enkeltmandsvirksomheder kontrolleres i CEIDG. Navn, KRS- eller NIP-nummer, adresse, status, selskabsform og aktivitet skal stemme overens med kontrakt, faktura, e-maildomæne og bankoplysninger. En forskel kan være uskyldig, men skal forklares før underskrift eller betaling.
2. Kontroller, hvem der kan forpligte virksomheden
KRS viser selskabets tegningsregel: om ét ledelsesmedlem kan underskrive alene, om to skal handle sammen, eller om en prokurist skal medvirke. En titel som “sales director” eller “country manager” giver ikke i sig selv fuldmagt. Hvis en anden person underskriver, bør der indhentes en konkret og gyldig fuldmagt. Kontrollen bør gemmes med dato, fordi ledelse og tegningsregel kan ændres.
3. Se gennem ejerstrukturen
Det polske register over reelle ejere, CRBR, kan vise de personer, der kontrollerer en række polske selskaber. Oplysningerne bør sammenholdes med KRS, selskabets egne erklæringer og – ved højere risiko – koncernstruktur og udenlandske registre. Uoverensstemmelser, komplicerede mellemled eller nylige ejerændringer kræver forklaring.
4. Læs regnskaber og selskabsdokumenter
I Repozytorium Dokumentów Finansowych kan man for KRS-enheder normalt hente indleverede årsregnskaber og relaterede dokumenter. Omsætning alene siger lidt; likviditet, egenkapital, kortfristet gæld, tab, revisorbemærkninger, manglende indleveringer og store ændringer fra år til år er vigtigere. Regnskabet er historisk og skal suppleres med nyere oplysninger ved længere kredit eller større kreditbeløb.
5. Kontroller insolvens- og inddrivelsessignaler
Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) indeholder blandt andet oplysninger om rekonstruktion, konkurs, visse forgæves fuldbyrdelser og forbud mod at drive virksomhed. Et negativt søgeresultat kan være afgørende; et tomt resultat er derimod ikke en garanti for solvens. Betalingshistorik, kredittid, offentlige meddelelser og aktuelle dokumenter bør også vurderes.
6. Momsstatus og bankkonto
Den polske “hvide liste” over momspligtige viser momsstatus og bestemte erhvervskonti eller SKOK-konti, som er knyttet til den pågældende skatteyder og bekræftet via STIR. Ved betalinger, som omfattes af de polske skatteregler, kan betaling til en ikke-registreret konto udløse skattemæssige risici eller ekstra formaliteter. For EU-momsnumre kan VIES anvendes som supplerende kontrol. Gem altid resultatet for den relevante dato og sammenhold kontoejeren med kontraktparten.
7. Sanktioner, branchetilladelser og domæner
Ved højere risiko bør virksomheden, reelle ejere og nøglepersoner kontrolleres mod relevante sanktionslister. Regulerede brancher kan kræve licens, koncession eller registrering. E-maildomæne, telefon, fysisk adresse og betalingsinstruktioner bør verificeres uafhængigt, især hvis kontoen ændres kort før betaling. Ring til et allerede kendt nummer – ikke kun nummeret i den nye e-mail.
8. Gør kontrakten robust
Registerkontrol kan ikke erstatte en sikker kontrakt. Aftalen bør identificere den korrekte enhed og regulere ydelse, kvalitetskrav, accept, levering, pris, valuta, skat, forsinkelse, reklamation, ansvar, ejendomsforbehold eller sikkerhed, lovvalg, værneting og bevis. Ved forudbetaling kan bankgaranti, deponeringskonto (escrow), milepælsbetalinger, tilbageholdelse af en del af betalingen eller en mindre testlevering reducere risiko.
9. Tilpas kontrollen til beløb og risiko
En mindre første ordre kræver ikke samme dybde som en eksklusiv distributionsaftale, lang kredittid eller en større investering. Vi opdeler typisk kontrollen i basis, udvidet og transaktionsniveau. Rapporten bør tydeligt angive: bekræftede fakta, forhold, der kræver forklaring, røde flag, manglende data og anbefalede betingelser før underskrift eller betaling.
10. Dokumentér tidspunktet
Offentlige registre ændrer sig. Gem derfor PDF, udskrift eller skærmbillede med dato, søgekriterier og identifikationsnumre. Ved hver større betaling eller forlængelse af kredit bør nøglekontroller gentages. En kontrol fra sidste år er ikke bevis for, hvem der kan underskrive eller hvilken konto der er registreret i dag.
Officielle polske kilder
KRS og finansielle dokumenter, CEIDG/Biznes.gov.pl, CRBR, KRZ og momslisten er centrale kilder. De viser forskellige oplysninger og skal læses samlet – ingen enkelt søgning giver et komplet kredit- eller svindelbillede.
Relaterede vejledninger
- Due diligence i Polen før opkøb, investering eller et joint venture
- B2B-inkasso i Polen for danske virksomheder
- Investeringer i Polen: juridisk støtte til danske investorer
- Erhvervstvister i Polen med polske virksomheder
Ofte stillede spørgsmål
Er et aktivt KRS-nummer nok?
Nej. Det bekræfter grundlæggende registrering, men ikke betalingsevne, reel ejer, tegningsfuldmagt i den konkrete situation eller kontraktens sikkerhed.
Kan vi kontrollere virksomheden før en enkelt forudbetaling?
Ja. En målrettet basis- eller udvidet kontrol kan tilpasses betalingens størrelse og risiko.
Hvad er forskellen på denne kontrol og due diligence?
Kontrol af en forretningspartner er hurtig og praktisk før en handel; due diligence er en grundig, transaktionsrettet undersøgelse før et køb eller en investering.
Beviser en KRZ-søgning uden resultater, at virksomheden er solvent?
Nej. Den fjerner enkelte advarselssignaler, men erstatter ikke regnskabs-, betalings- og kontraktvurdering.
Skal kontrollen gentages?
Ja ved væsentlige betalinger, længere kredittid, ændret bankkonto, ny ledelse eller nye risikosignaler.